Retrospektiv etter anskaffelser: En nøkkel til bedre tilbud og færre feil?
Offentlige anskaffelser er krevende. For mange entreprenører kan det være frustrerende å bruke tid og ressurser på et tilbud uten å vinne kontrakten – og uten å vite hvorfor. Men hva om vi kunne lære mer av hver konkurranse, uansett utfall? Det kan vi dersom vi benytter oss av en metode kalt retrospektiv etter anskaffelsen.
Hva er et retrospektiv?
I smidige (lean) prosjekter er et retrospektiv et strukturert møte der teamet reflekterer over hva som gikk bra, hva som kunne vært bedre, og hva man skal gjøre annerledes neste gang. Målet er kontinuerlig forbedring, ikke skyldfordeling. Denne tilnærmingen kan også være svært nyttig for leverandører som deltar i offentlige anskaffelser, eller private også for den saks skyld.
Hvorfor gjennomføre et retrospektiv etter en anskaffelse?
Etter å ha deltatt i en konkurranse, enten man vinner eller ikke, kan en intern gjennomgang gi verdifull innsikt:
Forståelse av evalueringen: Gå gjennom tildelingskriteriene og vurder hvordan tilbudet ditt svarte på disse.
Har du forstått kriteriene? Var det områder der du kunne vært tydeligere eller mer konkurransedyktig?Identifisere forbedringsområder: Var det utfordringer i tilbudsprosessen? Var informasjonen fra oppdragsgiver klar? Hvordan var samarbeidet internt i teamet? Var samarbeidet med underleverandører bra nok?
Lære av suksesser og feil: Hva fungerte godt i denne prosessen? Hva kan forbedres til neste gang?
Hvordan gjennomføre et effektivt retrospektiv?
Sett av tid kort tid etter konkurransen: Gjennomfør retrospektivet mens erfaringene fortsatt er ferske.
Involver relevante teammedlemmer: Inkluder de som var involvert i tilbudsprosessen for å få et helhetlig bilde.
Bruk en strukturert tilnærming: Still spørsmål som:
Hva gikk bra?
Hva kunne vært bedre?
Hva skal vi gjøre annerledes neste gang?
Dokumenter funnene: Skriv ned innsiktene og lag en handlingsplan for forbedringer.
Følg opp: Sørg for at tiltakene blir implementert og vurder effekten i neste anbudsrunde.
Eksempel: Lærdom fra en tapt konkurranse
Et mellomstort entreprenørfirma deltok i en konkurranse om et større anleggsprosjekt, men tapte til tross for laveste pris. De bestemte seg så for å gjennomføre et retrospektiv hvor de avholdt et møte med alle de som hadde vært involvert i anskaffelsen. Alle fikk slippe til og si sin mening om prosessen. De oppdaget derfor at de at de hadde undervurdert betydningen av miljøkriteriene i tildelingsgrunnlaget. Ved å analysere evalueringen og sammenligne med vinnerens tilbud, forsto de behovet for å styrke sin miljøprofil i fremtidige tilbud, enten ved å velge bedre løsninger eller ved å synliggjøre bedre de løsningene som faktisk ble tilbudt.
Gi deg selv bedre sjanser for suksess
Å gjennomføre et retrospektiv etter hver anskaffelse, uavhengig av resultatet, gir deg muligheten til kontinuerlig forbedring. Det er også mulig gjennomføre retrospektivet med faste intervaller gjennom året og da heller se på flere anskaffelser samlet. Da vil man ha et bredere grunnlag som utgangspunkt, men må på den andre siden vente noe lenger før man får implementert forbedringene. Uansett hva man velger, så handler prosessen om å lære, tilpasse og styrke konkurranseevnen i fremtidige konkurranser. Ved å systematisere denne refleksjonen, kan man identifisere både styrker og svakheter, og dermed øke sjansene for suksess i fremtidige konkurranser.
NB: Det kan være lurt å utnevne én person i organisasjonen til å lede arbeidet, eller hente inn noen utenfra som kan gjøre det for dere. Da er man sikker på at prosessen kjøres riktig og at man har en objektiv part som kan få frem en reell framstilling av hvordan konkurransene har gått.