Redd bunnlinjen med bedre kontraktsoppfølging

Adobe stock

Små feil i kontraktsoppfølgingen kan koste deg som entreprenør dyrt – ofte uten at du oppdager det før det er for sent. Faktisk viser studier at leverandører i snitt taper 9% av kontraktsverdien på grunn av nettopp mangelfull kontraktsoppfølging. Her får du konkrete tips til hvordan bedre rutiner kan sikre deg bedre betaling for jobben du faktisk gjør.

Når gode jobber gir dårlig resultat

Du har gjort en god jobb. Du har levert til riktig tid. Likevel sitter du igjen med en for lav inntjening – eller i verste fall et underskudd. Hva skjedde?

Jo, kanskje kan det skyldes noen feil i tilbudet ditt, men i mange tilfeller handler det rett og slett om mangelfull kontraktsoppfølging. I praksis betyr det at du ikke får betalt for arbeid som faktisk er utført eller ekstrakostnader du har hatt – fordi frister ikke er holdt, dokumentasjon mangler, eller fordi rettigheter du hadde aldri ble utløst.

Typiske fallgruver

Det er lett å trå feil i en hektisk hverdag. Du har kanskje mer enn nok med å få arbeidet til å flyte godt ute på anleggsplassen og sikre deg at riktig dokumentasjon blir produsert. Dersom du møter på endringer i utførelsen av arbeidet er det da lett for at én eller flere av disse feilene kan skje:

• Varsler om endringer eller forsinkelser sendes for sent - og mister derfor sin gyldighet

• Avvik i beskrivelse dokumenteres ikke tilstrekkelig – og kravet kan derfor avvises

• Endringer bestilles muntlig og følges ikke opp skriftlig i etterkant - og kan føre til diskusjoner senere

• Kontraktens bestemmelser og rettigheter er ikke kjent nok for de som følger opp prosjektet

Når sluttoppgjøret kommer og man skal gjøre opp endelig status, er det ofte for sent å rydde opp. Krav blir avvist og du må ta tapet selv.

Hva skjer egentlig hvis du varsler for sent?

Hvis du ikke varsler i tide etter kontraktens bestemmelser, kan du miste retten til å kreve både fristforlengelse og betaling for tilleggsarbeid. Standardkontraktene (som NS 8405, NS 8406 og NS 8407), setter klare krav til varsling. Gjerne skal dette skje “uten ugrunnet opphold”, som kan bety alt fra få dager til et par uker avhengig av saken. Hvis du oversitter fristen, kan byggherre avvise kravet – selv om arbeidet faktisk er utført. Det er derfor helt avgjørende å reagere raskt når noe uforutsett skjer. Det er likevel verdt å merke seg at byggherren også har en plikt til å varsle om at kravet er sendt for sent, for ikke å miste sin rett til å avvise kravet. Dette er det viktig å være klar over, for det kan i en del tilfeller redde deg.

Et lite eksempel fra virkeligheten

Tenk deg at byggherre ber deg muntlig om å støpe en ekstra fundamentplate. Du gjør jobben – men glemmer å få en skriftlig bestilling eller sende et varsel om at du vil kreve betalt for jobben. Når sluttoppgjøret kommer, nekter byggherre å betale for arbeidet. Uten dokumentasjon på utløsing av endringsarbeidet har du en svak sak, selv om jobben er utført helt korrekt. Kanskje kan du få med deg noen kroner om du tar saken videre, men sannsynligvis vil du ikke få dekket kostnadene dine fullt ut. Lærdommen er at selv om en muntlig bestilling er bindende, så bør man alltid følge opp dette med en skriftig bekreftelse i etterkant for å slippe tvil rundt om arbeidet er bestilt eller ikke.

Kontrakten er til for å brukes (og verdt mer enn du tror)

Standardkontraktene eksisterer ikke for å gjøre livet vanskeligst mulig for deg som leverandør. De gir deg heller muligheter – men bare hvis du bruker dem aktivt ved å:

• Varsle skriftlig og innen fristen

• Be om bekreftelse på endringer, fortrinnsvis skriftlig.

• Føre logg over utførte tilleggsarbeider

• Vite hvilke rettigheter du har når det kommer til varsling (utforming, frister etc.)

• Vite hvordan kontrakten regulerer fristforlengelser, vederlagsjustering og andre typer kontraktsfestede

• Holde orden på kontraktsgrunnlaget – og bruk det i dialogen med byggherre.

God kontraktsoppfølging bør ikke ansees som et problem – det er tvert imot en profesjonell forventning i dagens marked.

Hvor starter du?

Så hvor skal du begynne for å få kontroll på dette? Det første steget er å stille noen enkle spørsmål internt:

• Hvem har ansvaret for kontraktsoppfølging?

• Hvordan sikrer vi varsling og dokumentasjon underveis?

• Hvilke rutiner har vi for endringer og tillegg?

Det er lettere å gjøre forbedringer når du vet hvor risikoen ligger.

Husk: God kontraktsoppfølging er en investering

Å etablere gode rutiner for kontraktsoppfølging er ikke bare en administrativ oppgave; det er en investering i bedriftens lønnsomhet og omdømme. Ved å sikre at alle endringer dokumenteres skriftlig og at varslinger sendes innen fristene, reduserer du risikoen for økonomiske tap og konflikter med byggherre.

Neste steg – ta grep nå

Ikke vent til neste prosjekt med å forbedre kontraktsoppfølgingen. Start med å gjennomgå eksisterende prosjekter og undersøk følgende:

• Er alle endringer dokumentert skriftlig?

• Er varslinger sendt innen fristene?

• Har vi oversikt over hvilke rettigheter og plikter kontrakten gir oss?

Ved å ta tak i disse spørsmålene nå, kan du sikre bedre kontroll og lønnsomhet i pågående og fremtidige prosjekter.

Å følge kontrakten tett handler ikke om å være vanskelig. Det handler om å sikre seg det man har krav på – og samtidig legge til rette for et godt samarbeid med byggherre, rådgivere og egne folk.

I sum handler det om noe helt grunnleggende: å få betalt for jobben du gjør.